Komponen utama sistem informasi adalah perangkat keras dan perangkat lunak komputer, telekomunikasi, database dan gudang data, sumber daya manusia, dan prosedur. Perangkat keras, perangkat lunak, dan telekomunikasi merupakan teknologi informasi (TI), yang sekarang mendarah daging dalam operasi dan manajemen organisasi baik itu perusahaan (profit oriented) maupun lembaga nirlaba.
Kapankah saatnya mengembangkan sendiri dan kapan cukup dengan sewa ke provider ?
Jika anda membutuhkan implementasi Sistem Informasi secepatnya, maka lebih baik sewa ke vendor Sistem. Akan tetapi jika anda menginginkan fully control dan ekonomis secara jangka panjang, maka mengembangkan sendiri lebih baik. Tentu yang dimaksud dengan mengembangkan sendiri disini adalah menyewa vendor untuk membuatkannya untuk perusahaan anda.
Namun demikian, meskipun anda saat ini sedang sewa (dimana anda mempercayakan sistem anda kepada sebuah provider) kami menyarankan agar anda bervisi mengembangkan sendiri. Karena dengan memiliki Sistem sendiri, secara jangka panjang lebih ekonomis sehingga lebih menguntungkan.
Karena dengan terus menerus menggunakan sistem sewa Sistem ke perusahaan lain, perusahaan anda akan semakin tergantung kepadanya. Saat harga dinaikkan, perusahaan anda tidak akan bisa berbuat lebih banyak. Sementara itu data di dalam penguasaan mereka. Maka mengembangkan sendiri adalah sesuatu yang logis. Tentu anda harus menunjuk vendor yang terbaik untuk mengembangkan sistem sendiri.
Di antara keuntungan memiliki Sistem sendiri adalah : fully control (karena Sistem benar-benar milik anda sendiri), ekonomis (tidak perlu menyewa bulanan ke vendor/ provider), dan keamanan (artinya data anda aman dari dipelajari atau bahkan dikopi oleh provider, meskipun kopi adalah illegal menurut term umum).
Perlu diingat bahwa, dalam dunia pengembangan Sistem Informasi, investasi anda sangat mungkin gagal karena proyek sistem Informasi adalah proyek prestisius. Lihat kenyataannya dimana tingkat kegagalan sistem di Indonesia mencapai 78 %. Ini tidak main-main.
Jadi bagaimana investasi Sistem Informasi yang terbaik agar tidak mengalami kegagalan? Kabar baik, ada trik-trik yang bisa anda lakukan agar resiko kegagalan investasi pengembangan sistem Informasi anda dapat diminimalisir jauh lebih kecil.
Berikut langkah-langkah yang bisa anda ambil untuk meminimalisir kegagalan sampai pada titik terendah :
1. Detilkan dulu dengan jelas kebutuhan anda
Ketidakjelasan detil kebutuhan merupakan salah satu variabel besar penyebab kegagalan proyek Sistem Informasi. Karena tanpa kejelasan kebutuhan menyebabkan pekerjaan melebar kemana-mana dengan sangat tidak efektif. Ambisi dan ide baru menjadi terlalu liar untuk ditunaikan kesemuanya. Apalagi ditunjang oleh hak yang sama dalam menentukan arah sistem baik itu hak decision maker maupun hak pegawai anda.
2. SOP diperjelas dulu
ibarat membangun rumah, klo tidak jelas SOP itu artinya seperti tidak ada cetak birunya. Jadi hanya akan asal dalam membangun. Seperti membangun rumah dengan asal tempel. Ada ide baru langsung tempel, ada keinginan fitur tertentu langsung eksekusi, dan lain sebagainya. Benar-benar seperti membangun rumah dengan asal tempel.
Jadi yang terbaik adalah, sebelum proyek investasi Softwarisasi (Sistem Informasi), ada proyek yang harus ditunaikan sebelumnya yaitu pengembangan SOP. SOP ini 70 % nya merupakan dokumentasi dari kegiatan proses bisnis perusahaan anda sehari-hari. Kemudian yang 30 % nya adalah penyempurnaan dari hal tersebut.
Baru setelah SOP berhasil di susun dengan baik, tahap berikutnya adalah menjadikan SOP tersebut menjadi landasan awal dalam membangun sebuah sistem informasi (software integrated).
3. Jangan merubah-rubah tim
Karena merubah tim artinya tim yang baru bergabung harus menyesuaikan informasi lagi. Mungkin ada dokumentasi, tapi kenyataan di lapangan tidak sesimpel itu. Dokumentasi hanyalah alat yang ternyata tidak mengcover seluruh informasi. Dengan perubahan tim otomatis akan mengurangi laju kecepatan penggarapan karena akan mundur lagi informasi dan komunikasi. Apalagi jika tim ini kritis.
Naifnya, dari pengalaman penulis, kejadian seperti ini masih sering terjadi. Bahkan merupakan penyebab suasana rapat sistem menjadi sangat panas karena tim pengembang sudah kecapekan, sementara tim dari internal perusahaan terlalu gengsi untuk turun lebih dalam menyelami kebutuhan.
Sementara itu perubahan tim ini semakin sering terjadi seiring ogah-ogahannya untuk datang rapat sistem yang memang sangat menguras energi. Akibatnya setiap kali ketemuan setiap kali itu juga beda personal. Kalau sudah seperti ini jelas semakin tipis peluang keberhasilan.
4. Anggarkan secara realistis
Anda harus memiliki anggaran yang jelas dan layak. Kejelasan anggaran merupakan salah satu kaidah pokok dalam suksesnya penyelenggaraan implementasi proyek Sistem Informasi. Mindset anda harus investasi, bukan beli. Karena investasi tentu membutuhkan dana lebih banyak dari sekedar beli. Disana ada biaya riset dan pengembangan.
Ibarat membuat sebuah mobil, tentu beda sangat jauh antara mengembangkan satu jenis mobil dengan membeli satu buah mobil.
Jika anda begitu serius dalam menentukan nilai proyek pembangunan gedung kantor misalnya, atau merakit mesin produksi misalnya, maka seperti hal tersebut juga, anda dituntut untuk seserius itu pula dalam penyelenggaraan proyek investasi sistem informasi.
Jangan samakan antara proyek sistem informasi dengan proyek pembelian software penunjang operasional kantor seperti pembelian windows atau msOffice. Karena keduanya jelas sangat berbeda.
5. Jangan pelit
Karena duit kecil artinya kualitas penggarap juga ala kadarnya. Sebaliknya duit besar artinya anda telah membeli kualitas para programmer yang akan mengerjakan proyek ini nantinya. Misalnya gaji, tentu programmer yang berkualitas akan memiliki gaji yang lebih tinggi daripada programmer newbie.
Demikian juga seorang pekerja yang lebih berpengalaman butuh gaji lebih besar dari yang masih newbie.
Oleh karena itu jangan menahan anggaran terlalu ketat dalam proyek sistem informasi. Pingin irit-irit bisa jadi malah orot-orot. Jangan hanya tergoda dengan penawaran murah akhirnya malah proyek anda terbengkalai pada akhirnya. Bersikaplah realistis.
Terkadang juga ketika pas penggarapan, anda tanpa sadar anda telah menambah load pekerjaan tanpa tambahan nutrisi. Betapa tidak, ketika penggarapan biasanya selalu ada diskusi intensif. Sesuatu yang sebelumnya belum terpikirkan biasaya tiba-tiba muncul. Kemudian terpikirkan jika tanpa itu akan terasa kurang. Akhirnya dipaksakan ada. Dan ini tidak hanya satu atau 2 fitur. Pemikiran ide baru artinya ide tambahan fitur terus berkembang dan bertambah.
Akhjrnya malah never ending project yang jelas-jelas akan merugikan kedua pihak baik vendor maupun owner.
Ah mungkin kita bisa berkilah sudah sesuai kontrak. Tidak bisa. Kontrak biasanya bersifat global saja, sedangkan di penggarapannya ada detil-detil yang baru nampak setelah penggarapan yang tidak terlihat sebelumnya saat penandatanganan kontrak.
Jangan terlalu menekan vendor karena hal itu mengancam kepentingan yang lebih besar yaitu ancaman kegagalan terselesaikannya proyek. Sekali lagi ingat, angka kegagalan proyek sistem informasi di Indonesia sangat tinggi (78 %). Ini tidak main-main.
Jika anda bingung sebaiknya konsultasikan sebelum memutuskan.
6. Ambil konsultasi
Sebelum memutuskan menunjuk vendor, ada baiknya anda konsultasikan dulu dengan konsultan profesional yang telah berpengalaman lama dan telah terbukti menyelesaikan proyek sebelum-sebelumnya.
Jangan lupa ketika konsultasi, tunjukkan dokumentasi berbagai hal seputar rencana proyek anda. Selain itu kejujuran dan keterbukaan anda akan sangat menentukan audit rencana proyek anda.
7. Jangan ragu mengkomunikasikan bujet dengan konsultan/ IT Advisor
Karena urusan dana itu lebih penting dari proyek itu sendiri. Dana itu penting, tapi sensitif. Disitu pentingnya untuk serba terbuka dari awal.
Pengembang juga butuh nutrisi, sama seperti bidang-bidang investasi lain. Ketika nutrisi habis otomatis habis pula energi untuk bekerja. Jangan hanya menuntut, tapi nutrisi juga kudu ditunaikan.
Sebagai tipsnya agar mudah terjadi closing, jangan tanyakan kepada vendor berapa dana yang dibutuhkan. Tapi anda tentukan berapa bujet anda untuk penggarapan detil seperti ini, kemudian sampaikan ke vendor : mampukah menggarap seperti detil ini dengan anggaran sekian ?
Itu akan lebih mudah dipahami dan dijalani vendor. Tidak akan menyebabkan negosiasi harga berlarut-larut.
8. Tunjuk pengawas dari sisi netral
Terkadang solusi proyek Sistem Informasi yang ngadat simpel saja. Namun karena ego dan gengsi menyebabkan komunikasi antar kedua pihak menjadi kurang maksimal. Disinilah peran penting seorang penghubung.
Tentu carilah penghubung yang sadar akan pentingnya komunikasi, orientasi terhadap selesainya pekerjaan (bukan tendensi), dan tentu saja dia adalah yang memiliki pengalaman dalam penggarapan proyek Sistem Informasi sebelumnya. Jadi dia harus memiliki background pernah sebagai vendor yang berhasil.
Demikian 8 trik mudah dan simpel bagaimana kiat sukses investasi sistem informasi untuk perusahaan anda. Barangkali di luar ini masih ada beberapa trik yang terlewat, anda bisa tambahkan sendiri.
Whatsapp 1
Apa yang bisa kami bantu ? 
